Conservation légale et probante de vos emails professionnels. Deux solutions selon votre structure : MailStore en cloud managé chez nos partenaires français ou suisses, ou Synology Active Backup on-premise. Le choix se fait après audit.
Beaucoup d'entreprises pensent qu'une sauvegarde de messagerie couvre l'obligation légale d'archivage. C'est faux. Les deux mécanismes répondent à des besoins différents et coexistent dans une infrastructure bien faite.
| Critère | Sauvegarde email | Archivage email |
|---|---|---|
| Objectif | Restaurer la messagerie en cas de panne ou perte | Conserver de manière probante pour conformité légale |
| Usage | Restauration intégrale après incident | Recherche et export d'emails précis |
| Durée | Court terme (quelques semaines à mois) | Long terme (jusqu'à 10 ans selon le type) |
| Recherche | Lente, peu pratique sur de gros volumes | Instantanée, plein texte, métadonnées |
| Conformité légale | Non adaptée | RGPD, Code de commerce, Code du travail |
| Intégrité | Pas de garantie probante | Horodatage, immutabilité, hash |
La sauvegarde et l'archivage répondent à des risques différents. Une bonne infrastructure messagerie comporte les deux mécanismes en parallèle : sauvegardes courtes pour la restauration rapide après incident, archivage long terme pour la conformité légale.
Toutes les entreprises sont concernées par l'obligation légale, mais certains profils ont une priorité plus forte que d'autres.
Factures, devis, contrats, échanges avec fournisseurs ou clients. Ces emails ont une valeur probante en cas de litige ou de contrôle. Leur conservation conforme n'est plus négociable.
L'administration peut exiger les emails contenant des pièces justificatives sur 6 à 10 ans selon le type. Sans archivage probant, le redressement par défaut est un risque réel.
Départ d'un collaborateur, cryptolocker, compromission de boîte mail : un archivage indépendant garantit que vos échanges restent accessibles quoi qu'il arrive sur votre messagerie courante.
L'obligation d'archivage des emails résulte de l'effet combiné de plusieurs textes. Aucun ne dit explicitement « archivez vos emails », mais leur cumul rend la pratique incontournable.
L'article L123-22 impose la conservation des documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans. Les emails contenant factures, devis, bons de commande et échanges commerciaux ayant une valeur comptable rentrent dans ce cadre.
L'article L102 B impose la conservation des pièces justificatives fiscales pendant 6 ans. En cas de contrôle, l'administration peut exiger des emails contenant déclarations, factures ou échanges fiscaux. Leur absence justifie un redressement défavorable.
Bulletins de paie dématérialisés, contrats de travail, avenants, correspondance RH : conservation 5 ans après la fin du contrat. En cas de litige prud'homal, ces emails constituent souvent les pièces probantes principales.
Le RGPD impose à la fois la protection des données personnelles contenues dans les emails et la limitation de leur durée de conservation. Un bon archivage applique automatiquement les règles de rétention pour éviter la sur-conservation au-delà des durées légales.
L'article 1366 du Code civil reconnaît à l'email la même valeur probante qu'un écrit papier, à condition que son intégrité soit garantie. Un email archivé avec horodatage et hash est opposable en justice. Un email simplement présent dans une boîte mail ne l'est pas systématiquement.
Plutôt que d'imposer une solution unique « one-size-fits-all », nous déployons l'une ou l'autre selon votre infrastructure, votre volumétrie et vos préférences de souveraineté. Le choix se fait après un audit court de votre situation.
Solution professionnelle d'archivage email, déployée en cloud chez nos partenaires français ou suisses (Infomaniak, OVH, Scaleway). Notre choix par défaut pour la grande majorité des TPE et PME. Compatible Microsoft 365, Google Workspace, Exchange et IMAP. Mode managé : installation, mises à jour, supervision et sauvegardes assurées par ITD. Compression et déduplication intégrées. Pour les structures de 5 à 100+ utilisateurs.
Solution installée sur un NAS Synology chez vous. Hébergement et données sur votre infrastructure, souveraineté maximale. Compatible Microsoft 365 et Google Workspace en natif. Investissement matériel amorti sur plusieurs années plutôt qu'un abonnement mensuel. Sauvegarde déportée recommandée du NAS lui-même. Pour les très petites structures (moins de 10 utilisateurs) avec un Synology existant ou en projet.
Archivage automatique via API Microsoft Graph ou journal Exchange selon votre infrastructure (cloud, on-premise, hybride). Capture transparente de tous les utilisateurs, boîtes partagées et domaines associés.
Connexion native via API Google Workspace. Archivage de l'ensemble des boîtes utilisateurs et boîtes partagées. Compatible avec les comptes éducation et association.
Compatible avec les hébergeurs mail standards : Infomaniak, OVH, Roundcube, Postfix/Dovecot, Zimbra. Configuration par utilisateur ou globale selon votre infrastructure existante.
Si vous avez déjà des archives PST, EML, MSG ou un ancien archiveur, nous reprenons l'historique et l'intégrons à la nouvelle plateforme en conservant les métadonnées d'origine (dates, horodatages, intégrité).
Le choix dépend de plusieurs facteurs : nombre d'utilisateurs, infrastructure existante, contraintes de souveraineté, préférence pour un abonnement mensuel ou un investissement matériel, volume d'emails estimé. On regarde tout ça lors de l'audit et on argumente la solution proposée. Dans les deux cas, vous bénéficiez des mêmes garanties fonctionnelles : archivage automatique exhaustif, recherche puissante, horodatage et intégrité, règles de rétention configurables, exports conformes pour les contrôles.
Quatre étapes pour un déploiement maîtrisé, sans interruption de service. Compter typiquement 2 à 3 semaines selon la volumétrie et le système source.
Analyse de votre infrastructure mail actuelle, volumétrie estimée, nombre d'utilisateurs, contraintes de souveraineté, infrastructure existante (présence ou non d'un NAS). Proposition de MailStore ou Synology Active Backup selon ce qui correspond le mieux à votre contexte, avec argumentation.
Provisionnement de l'infrastructure (cloud managé ou NAS), configuration des connexions vers votre serveur mail, paramétrage des règles de rétention selon vos obligations légales, mise en place des accès administrateurs et utilisateurs avec authentification multi-facteurs.
Si vous avez un historique à reprendre (anciens PST, archiveur existant, exports Exchange), nous l'intégrons à la nouvelle plateforme en préservant les métadonnées d'origine. Cette étape peut prendre quelques jours selon la volumétrie.
Session de formation de vos utilisateurs sur l'interface de recherche, les exports, la gestion des accès. Documentation remise. Support technique continu inclus pour toutes les évolutions ultérieures (ajout d'utilisateurs, nouveaux domaines, ajustement des règles).
Le choix dépend de votre contexte : nombre d'utilisateurs, infrastructure existante, préférence pour un abonnement managé ou un investissement matériel, contraintes de souveraineté. MailStore convient à la majorité des cas (5 à 100+ utilisateurs, mode cloud managé sans matériel à gérer). Synology Active Backup est pertinent pour les très petites structures qui ont déjà un NAS ou qui préfèrent l'on-premise total. On regarde tout ça avec vous lors de l'audit pour proposer la solution adaptée.
Le tarif dépend de la solution retenue, du nombre d'utilisateurs, de la volumétrie d'emails à archiver et de la durée de rétention. Plutôt que d'afficher des fourchettes trompeuses, nous établissons un devis personnalisé après échange court pour comprendre votre contexte. Premier échange sans engagement, devis détaillé sous 5 jours ouvrés.
En moyenne, une TPE de 10 personnes génère 20 à 50 Go d'emails par an. Les deux solutions utilisent la déduplication et la compression pour optimiser l'espace : un email envoyé à 10 destinataires internes n'est stocké qu'une seule fois. Avec MailStore en cloud managé, le stockage est inclus dans l'abonnement. Avec Synology, le stockage dépend de la capacité du NAS déployé.
Non, l'archivage est totalement transparent. Vos utilisateurs continuent à utiliser leur messagerie normalement (Outlook, navigateur, mobile), sans changement de comportement. L'archivage se fait en parallèle, en lecture seule sur le serveur mail. Les utilisateurs habilités accèdent ensuite aux archives via une interface dédiée pour leurs recherches.
Les deux solutions permettent l'export en formats standard (EML, PST, PDF) en conservant toutes les métadonnées (expéditeur, destinataire, date d'envoi/réception, horodatage). L'export peut être filtré par période, par utilisateur, par mots-clés ou par boîte mail. En cas de contrôle effectif, nous vous accompagnons techniquement dans la production des éléments demandés.
Oui, nous gérons la migration depuis tout système précédent : autre archiveur, fichiers PST hérités, exports d'un ancien serveur Exchange, anciens NAS. Nous récupérons les emails archivés quel que soit le format et les réintégrons dans la nouvelle plateforme en conservant les métadonnées d'origine. La migration est transparente pour vos utilisateurs et préserve l'intégrité probante.
Les emails professionnels échangés pendant la période d'activité du collaborateur restent archivés selon les durées légales, même après son départ. C'est un avantage majeur : vous conservez la traçabilité de tous les échanges même si la boîte mail est supprimée le jour du départ. Lors de l'arrivée d'un remplaçant, l'historique permet de reprendre les dossiers sans perte d'information.
Notre article de blog Archivage des emails : est-ce vraiment obligatoire ? détaille les durées de conservation par type de document, les sanctions encourues en cas de non-conformité, et les critères techniques d'un archivage probant.
Premier échange sans engagement pour identifier la solution adaptée à votre structure. Audit de votre situation actuelle et devis détaillé sous 5 jours ouvrés.
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